Polityka prywatności
Ostatnia aktualizacja: 29 lipca 2026
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest AFI Rafał Kłos, prowadzący markę handlową EXTRASYSTEM.
- NIP: 5222789367
- REGON: 140276618
- E-mail: biuro@extrasystem.pl
- Telefon: +48 730 946 163
Administrator nie publikuje adresu działalności i nie prowadzi publicznej obsługi klientów pod adresem rejestrowym. Kontakt odbywa się elektronicznie lub telefonicznie oraz — po uzgodnieniu — podczas spotkań u klienta.
2. Zakres przetwarzania
Przetwarzamy dane w zakresie niezbędnym do prowadzenia serwisu extrasystem.pl, obsługi zapytań, przygotowania odpowiedzi lub oferty oraz — w razie zawarcia współpracy — realizacji umowy i obowiązków prawnych.
Oferta skierowana jest zarówno do przedsiębiorców i organizacji, jak i do konsumentów.
3. Formularz kontaktowy
Po wysłaniu formularza przetwarzamy podane dane (imię i nazwisko, adres e-mail oraz opcjonalnie firmę, telefon i treść wiadomości) w celu obsługi zapytania.
Wiadomości są dostarczane za pomocą Google Workspace / Gmail (SMTP). Nadawca może otrzymać automatyczne potwierdzenie otrzymania zgłoszenia. Dane z formularza nie są obecnie zapisywane w zewnętrznym CRM, Supabase ani innej bazie aplikacji — trafiają do skrzynki e-mail Administratora.
Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do nawiązania kontaktu. Nie wymagamy osobnej zgody marketingowej do zwykłej obsługi zapytania. Przyszły newsletter będzie wymagał osobnej, domyślnie odznaczonej zgody.
4. Podstawy prawne
- art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania zmierzające do zawarcia umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą (zapytanie ofertowe),
- art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora (odpowiedź na wiadomość, obrona roszczeń, bezpieczeństwo serwisu),
- art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki prawne (np. rachunkowość) w przypadku współpracy,
- art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, wyłącznie gdy jest wymagana (np. opcjonalne cookies analityczne/marketingowe lub przyszły newsletter).
5. Odbiorcy danych
Dane mogą być powierzane / udostępniane dostawcom usług IT, w tym:
- Vercel Inc. — hosting i dostarczanie strony internetowej,
- Google LLC (Google Workspace / Gmail) — poczta elektroniczna i komunikacja związana z zapytaniami.
Planowane w kolejnym etapie narzędzia (Google Analytics, Meta Pixel, Microsoft Clarity, Google Maps, reCAPTCHA, YouTube, chatbot, newsletter) nie są uruchamiane bez odpowiedniego systemu zgód. Po ich wdrożeniu ta sekcja zostanie zaktualizowana o konkretnych odbiorców.
6. Okres przechowywania
- zapytania, które nie prowadzą do współpracy — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że dłuższy okres jest niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
- dokumenty związane z umową — zgodnie z obowiązkami prawnymi (m.in. rachunkowość) oraz przez okres przedawnienia roszczeń,
- dane związane ze zgodą (np. cookies opcjonalne) — do czasu wycofania zgody lub wygaśnięcia jej celu, z możliwością przechowywania dowodu zgody przez okres niezbędny do wykazania zgodności.
7. Prawa użytkownika
Przysługuje Ci m.in. prawo do:
- dostępu do danych,
- sprostowania,
- usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”) — w przypadkach przewidzianych prawem,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych — gdy ma zastosowanie,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- wycofania zgody, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie.
Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.
9. Kontakt w sprawie danych
W sprawach ochrony danych napisz na biuro@extrasystem.pl lub zadzwoń: +48 730 946 163.